Informativa Privacy — Piattaforma SaaS

Servizio: Smart Efficacia — Piattaforma SaaS per la gestione della compliance HSE ex D.Lgs. 81/2008 Dominio: app.smartefficacia.it Versione: 1.6 Data di emissione: 15 maggio 2026 Data di ultimo aggiornamento: 9 novembre 2026 Riferimenti normativi: Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 e successive modificazioni (Codice Privacy), D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro)

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) agli utenti che accedono e operano sulla piattaforma SaaS Smart Efficacia disponibile all’indirizzo app.smartefficacia.it. Ambito di applicazione Questa informativa disciplina esclusivamente il trattamento dei dati personali degli utenti della piattaforma (a titolo esemplificativo: amministratori del tenant cliente, Responsabili del Servizio di Prevenzione e Protezione, responsabili di area, datori di lavoro, utenti in sola lettura, nonché gli utenti dei Partner della Rete Efficacia — studi di consulenza e di formazione, laboratori e strutture sanitarie — abilitati dai Clienti con i profili da questi stabiliti), in qualità di interessati diretti del trattamento svolto da Smart Sinergie come Titolare autonomo. La presente informativa non disciplina:

• i dati personali dei lavoratori delle aziende clienti caricati e gestiti tramite la piattaforma per le finalità di compliance HSE: tale trattamento è regolato dall’Accordo di nomina a Responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR (DPA) sottoscritto fra il Cliente (Titolare) e Smart Sinergie (Responsabile), parte integrante del contratto di servizio;
• il trattamento dei dati raccolti tramite il sito vetrina smartefficacia.it (form di richiesta demo o contatto): tale trattamento è disciplinato dall’informativa privacy del sito, disponibile su smartefficacia.it.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è: Smart Sinergie S.r.l. Via General Espinasse 14/TER — 21052 Busto Arsizio (VA) P.IVA e Codice Fiscale: 04078460120 Email: assistenza@smartsinergie.it PEC: smart.sinergie@pec.it Smart Sinergie non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non rientrando nei casi di nomina obbligatoria previsti dall’art. 37 GDPR. Tutte le richieste relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti possono essere indirizzate all’indirizzo email sopra indicato.

2. Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR)

Dati sanitari e altre categorie particolari Con riferimento agli utenti della piattaforma (interessati diretti della presente informativa), Smart Sinergie non tratta dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 GDPR. Per i lavoratori delle aziende clienti, la piattaforma conserva per conto del Cliente le scadenze e lo storico delle visite mediche e i soli dati del giudizio di idoneità alla mansione: l’esito, le eventuali prescrizioni e limitazioni con il relativo periodo e il documento del giudizio. Diagnosi, esami, cartella sanitaria e di rischio e ogni altro dato clinico restano presso il Medico Competente e non sono nella piattaforma.

Il Cliente stabilisce quali utenti e quali Partner accedono a questi dati e ne risponde. Il Cliente può abilitare un Partner laboratorio alle condizioni del DPA (§ 7.5.1). Un Partner al quale il Cliente concede il modulo Lavoratori vede, in sola lettura, l’esito e le limitazioni del giudizio con le relative date, ma non le prescrizioni né il documento del giudizio. Il trattamento dei dati dei lavoratori è disciplinato dal DPA fra il Cliente (Titolare) e Smart Sinergie (Responsabile).

3. Categorie di dati trattati

Smart Sinergie tratta, in qualità di Titolare autonomo, le seguenti categorie di dati personali degli utenti della piattaforma:

3.1 Dati di registrazione e profilo utente

Al momento dell’attivazione del servizio e durante l’utilizzo della piattaforma, vengono trattati i seguenti dati identificativi:

• nome e cognome
• indirizzo email professionale
• ruolo applicativo e profilo di accesso (moduli, livelli e, se previsti, sedi e aree) (a titolo esemplificativo: amministratore del tenant, RSPP, responsabile di area, datore di lavoro, utente in sola lettura, utente di un Partner)
• riferimenti all’azienda cliente di appartenenza (denominazione, P.IVA)
• timestamp di invito, attivazione dell’account e ultimo accesso

3.2 Dati di autenticazione

• hash crittografico della password (algoritmo bcrypt), mai conservata in chiaro
• token di sessione firmato digitalmente (JWT), generato all’atto del login, rinnovato periodicamente e conservato in un cookie non accessibile agli script del browser (vedi paragrafo 3.5)
• token monouso di invito e di attivazione account (archiviati in forma di hash SHA-256, mai in chiaro), con validità massima di 7 giorni

3.3 Dati di utilizzo del servizio (audit log applicativo)

Per finalità di sicurezza, tracciabilità delle operazioni e adempimento agli obblighi documentali del Cliente Titolare ex D.Lgs. 81/2008, la piattaforma registra in un log applicativo le seguenti informazioni relative alle azioni svolte dall’utente:

• identificativo univoco dell’utente che ha eseguito l’operazione
• nominativo dell’utente al momento dell’operazione
• tipologia di azione effettuata (creazione, modifica, eliminazione, cambio di stato e, per i documenti per i quali la piattaforma lo prevede, scaricamento)
• entità applicativa interessata e relativa azienda cliente
• timestamp dell’operazione
• indirizzo IP del client da cui è stata effettuata l’operazione, quando disponibile, per finalità di sicurezza informatica e tracciabilità
• valore precedente e valore successivo del dato modificato (per finalità di ripristino e verifica)

Le operazioni svolte dagli utenti di un Partner sui dati di un Cliente sono registrate nel log di quel Cliente e sono visibili al Cliente con il nominativo dell’utente che le ha eseguite.

Il log applicativo registra, quando disponibile, l’indirizzo IP del client che effettua l’operazione, per finalità di sicurezza e ricostruzione degli eventi, ma non registra l’identificativo del browser (user-agent). L’indirizzo IP è raccolto sulla base del legittimo interesse del Titolare alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f GDPR) ed è conservato per la durata del log applicativo indicata al paragrafo 7. A livello infrastrutturale, il fornitore di hosting (Vercel) registra in via temporanea log tecnici di rete che possono includere indirizzo IP e user-agent, conservati per il periodo indicato al paragrafo 7.

3.4 Dati di fatturazione

Per la gestione del rapporto contrattuale e l’adempimento degli obblighi fiscali, vengono trattati i dati anagrafici e di pagamento dell’azienda cliente. I dati di pagamento (numero di carta, scadenza, CVC, conto bancario) non sono mai trattati né archiviati direttamente da Smart Sinergie: vengono raccolti, elaborati e conservati esclusivamente dal sub-responsabile Stripe (vedi paragrafo 4), che opera in ambiente certificato PCI-DSS Livello 1. Smart Sinergie riceve da Stripe esclusivamente:

• conferma dell’avvenuto pagamento o eventuale insolvenza
• ultime 4 cifre della carta utilizzata, ai soli fini di rendicontazione
• identificativi tecnici della transazione, ai fini di riconciliazione contabile

3.5 Cookie tecnici di sessione e archiviazione locale

La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici di autenticazione strettamente necessari al funzionamento del servizio, come consentito dall’art. 122 D.Lgs. 196/2003 e dal Provvedimento del Garante per la Protezione dei Dati Personali del 10 giugno 2021 in materia di cookie. Non sono utilizzati cookie di profilazione, di marketing, di analisi statistica comportamentale o di tracciamento degli utenti tra siti.

Oltre al cookie sopra indicato, la piattaforma scrive nel browser dell’utente due tipi di dati tecnici non sensibili. Nel localStorage:

Nella memoria di sessione del browser (sessionStorage) la piattaforma registra un dato tecnico temporaneo, con chiave «resync_guard:<identificativo dell’azienda>», che contiene l’ora dell’ultimo riallineamento automatico dell’azienda attiva e serve a evitare che si ripeta in ciclo. Il dato non contiene informazioni personali e viene eliminato dal browser alla chiusura della scheda. Nota di sicurezza sul cookie di sessione (art. 32 GDPR) Il cookie di sessione è impostato con il flag HttpOnly: il token in esso contenuto non è accessibile al codice JavaScript eseguito nel browser, compreso quello della piattaforma, ed è utilizzato esclusivamente dai server della piattaforma. Le interazioni con la base di dati e con il servizio di autenticazione avvengono esclusivamente lato server; i documenti si scaricano tramite collegamenti temporanei firmati, generati dal server su richiesta di un utente autorizzato e validi pochi minuti. A ulteriore protezione, il Titolare ha adottato le seguenti misure ai sensi dell’art. 32 GDPR:

• Cifratura in transito: tutte le comunicazioni avvengono esclusivamente su connessione HTTPS (TLS 1.2+); il cookie di sessione è inviato solo su canale cifrato (flag Secure).
• Restrizione cross-site: il cookie non viene inviato in richieste provenienti da domini di terzi (SameSite=Lax), prevenendo attacchi di tipo Cross-Site Request Forgery.
• Content Security Policy (CSP): la piattaforma applica una politica di sicurezza dei contenuti che consente l’esecuzione dei soli script autorizzati dalla piattaforma e limita le connessioni avviate dal codice della pagina al solo dominio della piattaforma.
• Assenza di codice di terze parti: la piattaforma non carica script di terze parti per finalità di advertising, web analytics comportamentale, social plug-in o tracciamento utenti.
• Code review pre-rilascio: ogni modifica al codice della piattaforma è soggetta a revisione documentata prima del rilascio in produzione.
• Audit log applicativo delle operazioni svolte sulla piattaforma (vedi paragrafo 3.3), conservato per 24 mesi. L’utente può eliminare in qualsiasi momento il cookie e i dati di localStorage dalle impostazioni del proprio browser; in tale ipotesi la sessione attiva viene terminata e sarà necessario un nuovo accesso con credenziali per riprendere l’utilizzo del servizio.

3.6 Dati raccolti in fase di registrazione self-serve e prova dell’accettazione

Quando l’attivazione del servizio avviene tramite registrazione autonoma (self-serve) sulla pagina pubblica app.smartefficacia.it/registrati, la piattaforma registra, oltre ai dati anagrafici e di contatto forniti, i seguenti dati tecnici della sessione di registrazione:

• indirizzo IP del dispositivo da cui è effettuata la registrazione;
• identificativo del browser (user-agent);
• data e ora della registrazione, versione delle Condizioni di Servizio, del DPA e del Listino accettati e versione della presente informativa resa all’utente;
• evidenza distinta dell’apposizione delle due spunte di accettazione (accettazione generale del contratto e approvazione specifica delle clausole onerose ex art. 1341 c.c.), con i relativi marcatori temporali. Tali dati sono trattati per prevenire frodi e abusi in fase di registrazione e per comprovare la conclusione del contratto e l’accettazione delle Condizioni di Servizio (incluse le clausole specificamente approvate). La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) e l’esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (art. 6.1.b GDPR). I tempi di conservazione sono indicati al paragrafo 7.

La piattaforma registra inoltre, in un registro non modificabile dagli utenti: (a) l’accettazione dell’atto di nomina a Responsabile del trattamento fra Cliente e Partner: versione e impronta (hash) del testo, data e ora, utente che accetta, indirizzo IP e identificativo del browser (user-agent) e, per il Cliente, la dichiarazione dei poteri; (b) l’adesione del Partner al contratto Rete Efficacia: versione e impronta (hash) del testo, data e ora, utente che aderisce, indirizzo IP e identificativo del browser (user-agent), evidenza distinta delle due spunte (accettazione integrale e approvazione specifica delle clausole ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.) e dichiarazione dei poteri.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Non viene effettuata alcuna profilazione né alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22 GDPR. Le funzionalità della piattaforma sono finalizzate alla gestione documentale e operativa della compliance HSE e non producono in alcun modo decisioni automatizzate che incidano sulla sfera giuridica dell’utente.

5. Categorie di destinatari dei dati e sub-responsabili del trattamento

Per l’erogazione del servizio, Smart Sinergie si avvale di sub-responsabili del trattamento selezionati in base alla loro affidabilità tecnica e organizzativa e formalmente nominati ex art. 28 GDPR. Tutti i sub-responsabili sono vincolati da obblighi di riservatezza, sicurezza e cooperazione con il Titolare.

5.1 Tabella sub-responsabili

5.2 Altri destinatari

I dati personali possono inoltre essere comunicati a:

I dati non saranno oggetto di diffusione, ossia non saranno portati a conoscenza di soggetti indeterminati.

6. Trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea

Alcuni sub-responsabili indicati al paragrafo 5 sono entità giuridiche con sede legale negli Stati Uniti d’America, sebbene la conservazione operativa dei dati avvenga in territorio europeo (regione eu-central-1 Francoforte per Supabase; regione eu-west-1 Irlanda per Resend; funzioni applicative eseguite a Francoforte e rete di distribuzione dei contenuti per Vercel). Tale assetto configura un trasferimento di dati al di fuori dell’Unione Europea, ai sensi degli articoli 44 e seguenti del GDPR. I trasferimenti avvengono nei limiti consentiti dal GDPR sulla base delle seguenti garanzie:

• decisione di adeguatezza della Commissione Europea ai sensi dell’art. 45 GDPR: i sub-responsabili statunitensi citati hanno aderito al EU-U.S. Data Privacy Framework approvato con decisione di esecuzione (UE) 2023/1795 della Commissione europea del 10 luglio 2023;
• clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione Europea (Standard Contractual Clauses, decisione di esecuzione (UE) 2021/914) inserite negli accordi di trattamento dati sottoscritti con ciascun sub-responsabile;
• adozione di misure supplementari di tipo tecnico (cifratura dei dati in transito e at rest, controllo degli accessi). L’utente ha diritto di ricevere copia delle garanzie adottate scrivendo a assistenza@smartsinergie.it.

7. Periodo di conservazione dei dati

I dati sono conservati per il periodo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti. Al termine del periodo di conservazione, i dati sono cancellati o resi anonimi in forma irreversibile, salvo che ne sia richiesta la conservazione per ulteriori finalità compatibili o per obblighi di legge.

8. Diritti dell’interessato

In qualità di interessato, l’utente ha diritto in ogni momento di esercitare i seguenti diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR:

• Diritto di accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento dei propri dati e ottenerne copia
• Diritto di rettifica (art. 16): ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti
• Diritto alla cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati nei casi previsti dalla normativa, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge
• Diritto di limitazione del trattamento (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti
• Diritto alla portabilità dei dati (art. 20): ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico
• Diritto di opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati basato sul legittimo interesse del Titolare
• Diritto a non essere sottoposto a decisioni automatizzate (art. 22): la piattaforma non effettua profilazione né decisioni automatizzate Le richieste possono essere inoltrate scrivendo a assistenza@smartsinergie.it, specificando nell’oggetto “Richiesta GDPR” e allegando copia di un documento di identità per consentire la verifica dell’identità del richiedente. Smart Sinergie si impegna a rispondere entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, salvo proroga motivata di ulteriori 60 giorni nei casi di particolare complessità (art. 12.3 GDPR). Si segnala che per la cancellazione dei dati dei lavoratori dell’azienda cliente (e non dei dati personali dell’utente in quanto tale), competente è il Cliente nella sua qualità di Titolare del trattamento dei dati dei propri lavoratori: Smart Sinergie eseguirà la cancellazione su istruzione documentata del Cliente, secondo quanto disciplinato dal DPA ex art. 28 GDPR.

9. Diritto di reclamo all’Autorità di controllo

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del GDPR, ha diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali:

• Sito web: www.garanteprivacy.it
• Indirizzo: Piazza Venezia 11 — 00187 Roma
• Email: protocollo@gpdp.it
• PEC: protocollo@pec.gpdp.it In alternativa, l’interessato può adire l’autorità giudiziaria ordinaria.

10. Sicurezza dei dati (art. 32 GDPR)

Smart Sinergie adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali trattati attraverso la piattaforma, in conformità all’art. 32 GDPR. In particolare: Misure tecniche

• Cifratura at rest del database applicativo (a cura del sub-responsabile Supabase, conforme AES-256)
• Cifratura in transito su tutte le comunicazioni (HTTPS con TLS 1.2 o superiore)
• Protezione della sessione: cookie di sessione con flag HttpOnly (non accessibile agli script del browser), Secure e SameSite=Lax; il token di sessione è utilizzato esclusivamente lato server
• Content Security Policy che limita l’esecuzione di script e le connessioni avviate dal codice della pagina al solo dominio della piattaforma
• Hashing crittografico delle password con algoritmo bcrypt; le password non sono mai conservate in chiaro
• Hashing crittografico SHA-256 dei token monouso di invito e attivazione
• Isolamento multi-tenant a livello di base di dati mediante politiche di sicurezza a riga (Row Level Security), con verifica documentale
• Archiviazione dei documenti in uno spazio privato, separato per azienda, con scaricamento solo tramite collegamenti temporanei firmati dal server
• Copie di backup periodiche e cifrate del database
• Monitoraggio continuo della disponibilità e delle anomalie di sicurezza
• Audit log applicativo centralizzato delle operazioni svolte sulla piattaforma (paragrafo 3.3), con conservazione a 24 mesi rolling e procedura di pulizia automatica Misure organizzative
• Accesso ai sistemi di produzione limitato al personale autorizzato e formato in materia di privacy
• Procedure di gestione di eventuali incidenti di sicurezza (Data Breach), incluso l’obbligo di notifica al Garante e agli interessati nei termini previsti dal GDPR (artt. 33-34)
• Selezione documentata dei sub-responsabili sulla base di criteri di affidabilità tecnica e organizzativa
• Sottoscrizione di Accordi di trattamento dei dati (DPA) con tutti i sub-responsabili
• Revisione periodica delle misure adottate Si segnala che alcuni sub-responsabili adottano framework di sicurezza riconosciuti a livello internazionale, fra cui:
• Supabase: conformità SOC 2 Tipo II
• Vercel: conformità SOC 2 Tipo II, ISO 27001
• Stripe: certificazione PCI-DSS Livello 1, conformità SOC 1 e SOC 2 Tipo II
• Resend: conformità SOC 2 Tipo II, penetration test annuale di terza parte Nessuna trasmissione di dati attraverso Internet può tuttavia essere garantita come completamente sicura: l’utente prende atto del rischio residuo connesso all’uso di canali di comunicazione telematici.

11. Decisioni automatizzate e profilazione

La piattaforma non effettua profilazione degli utenti né processi decisionali esclusivamente automatizzati ai sensi dell’art. 22 GDPR. Le funzionalità di notifica, scadenzario e alertistica della piattaforma producono comunicazioni informative basate su regole deterministiche di calcolo (date di scadenza preimpostate) e non comportano decisioni discrezionali sui dati personali dell’utente.

12. Modifiche alla presente informativa

Smart Sinergie si riserva il diritto di modificare la presente informativa in qualsiasi momento, in particolare per recepire aggiornamenti normativi, modifiche al servizio o variazioni nell’elenco dei sub-responsabili. Le versioni successive saranno portate a conoscenza degli utenti mediante un avviso visualizzato al primo accesso alla piattaforma successivo alla loro pubblicazione. La data di emissione e di ultimo aggiornamento è riportata in apertura del documento.

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali da parte della piattaforma SaaS: assistenza@smartsinergie.it