Termini e Condizioni di Servizio

Smart Efficacia — Piattaforma SaaS per la gestione della compliance D.Lgs. 81/2008

Piattaforma: app.smartefficacia.it Versione: v1.3 (modello self-serve ad accettazione online) Data di emissione: 2 giugno 2026 Data di ultimo aggiornamento: 9 novembre 2026 Riferimenti normativi: Codice Civile (in particolare artt. 1341, 1342, 1453, 1456); D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81 (Testo Unico salute e sicurezza sul lavoro); Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR); D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy); normativa in materia di fatturazione elettronica (D.P.R. 633/1972, D.Lgs. 127/2015 e disposizioni attuative).

INQUADRAMENTO

Le presenti Condizioni di Servizio (di seguito “T&C” o “Contratto”) disciplinano i termini e le condizioni di erogazione della piattaforma software-as-a-service Smart Efficacia, accessibile all’indirizzo app.smartefficacia.it, e regolano il rapporto tra:

Smart Sinergie S.r.l., con sede legale in Via General Espinasse 14/TER — 21052 Busto Arsizio (VA), P.IVA e Codice Fiscale 04078460120 (di seguito “Smart Sinergie” o “Fornitore”);

e

il soggetto che attiva il Servizio mediante registrazione e accettazione online, identificato dai dati forniti in fase di registrazione (ragione sociale, partita IVA, indirizzo, recapito del referente) (di seguito “Cliente”).

Smart Sinergie e il Cliente sono di seguito congiuntamente “Parti” e singolarmente “Parte”.

Premesse

1. Smart Sinergie ha sviluppato e gestisce la Piattaforma, destinata alla gestione integrata e tracciabile degli obblighi delle aziende in materia di salute e sicurezza sul lavoro ai sensi del D.Lgs. 81/2008;

2. Il Cliente intende utilizzare il Servizio per le proprie esigenze aziendali secondo le funzionalità descritte nella documentazione del Servizio e secondo il Piano sottoscritto;

3. Le Parti intendono regolare con il presente Contratto i termini e le condizioni di erogazione del Servizio, che il Cliente accetta con le modalità di cui all’art. 3.

1. DEFINIZIONI

Ai fini del presente Contratto:

• “Servizio” / “Piattaforma”: la soluzione software-as-a-service Smart Efficacia, comprensiva dell’applicazione web e dei moduli funzionali (Modulo A — Organizzazione; Modulo B — Lavoratori; Modulo C — Formazione; Modulo D — DPI; Modulo E — Manutenzioni; Modulo F — Visite Mediche), come descritti all’art. 2 e nella documentazione del Servizio.
• “Account”: l’identità digitale del Cliente all’interno del Servizio, costituita dal complesso degli Utenti, delle aziende, dei dati e delle configurazioni di sua titolarità.
• “Utente”: la persona fisica abilitata dal Cliente ad accedere al Servizio con credenziali individuali.
• “Lavoratore”: ciascun lavoratore o collaboratore del Cliente i cui dati sono gestiti tramite il Servizio. Il numero di Lavoratori attivi determina il Piano applicabile.
• “Piano”: la combinazione di funzionalità, limiti operativi e canone definita nel Listino e sottoscritta dal Cliente all’attivazione.
• “Listino”: il listino prezzi del Servizio, comunicato al Cliente in fase di registrazione, prima del perfezionamento dell’acquisto, e/o all’attivazione, che disciplina i Piani, i limiti, i prezzi, gli sconti e gli eventuali servizi accessori (es. add-on Manutenzioni). Il Listino costituisce parte integrante del Contratto.
• “DPA”: l’Accordo sul Trattamento dei Dati ai sensi dell’art. 28 GDPR, che disciplina il trattamento dei dati dei Lavoratori del Cliente e costituisce parte integrante del Contratto.
• “Partner”: il soggetto aderente al programma Rete Efficacia di Smart Sinergie (ad esempio RSPP esterno, studio di consulenza o di formazione, laboratorio o struttura sanitaria) che il Cliente può abilitare ad accedere ai propri dati tramite la Piattaforma.
• “Concessione”: l’abilitazione, disposta dal Cliente nella Piattaforma, che consente a un Partner di accedere a uno o più moduli, in sola lettura o anche in scrittura, secondo quanto previsto dal DPA (§§ 7.5 e 7.5.1).
• “Informativa Privacy della Piattaforma”: l’informativa resa ai sensi dell’art. 13 GDPR agli Utenti della Piattaforma, disponibile all’interno della Piattaforma.

2. OGGETTO DEL CONTRATTO E DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

2.1 Licenza d’uso

Smart Sinergie concede al Cliente, per la durata del Contratto, una licenza d’uso non esclusiva, non trasferibile e revocabile della Piattaforma, secondo i termini, i limiti e le funzionalità del Piano sottoscritto.

2.2 Modalità di erogazione

Il Servizio è erogato in modalità SaaS (Software-as-a-Service) tramite accesso via Internet alla Piattaforma. Smart Sinergie cura l’hosting, la manutenzione, gli aggiornamenti e la sicurezza dell’infrastruttura tecnica. Il Cliente non riceve alcun software da installare in locale.

2.3 Moduli e funzionalità

La Piattaforma è strutturata in sei moduli funzionali, ciascuno corrispondente a uno specifico ambito di obbligo normativo:

Le funzionalità di dettaglio sono descritte nella documentazione del Servizio.

2.4 Limiti operativi

I limiti operativi del Piano — in particolare il numero massimo di Lavoratori attivi gestibili, il numero di Utenti inclusi, lo spazio di archiviazione (storage) incluso — e i relativi prezzi sono definiti nel Listino vigente al momento della sottoscrizione, comunicato al Cliente in fase di registrazione.

2.5 Esclusioni di ambito

Il Cliente prende atto che, alla data della presente versione, non rientrano nell’oggetto del Servizio:

1. la produzione automatica del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), che resta di competenza del Cliente e dei suoi consulenti;

2. il trattamento di dati clinici diversi dal giudizio di idoneità alla mansione (diagnosi, esami, cartella sanitaria e di rischio, verbali di visita), che restano presso il Medico Competente (si veda l’art. 9.4);

3. la firma elettronica qualificata all’interno della Piattaforma; ove sia necessaria una sottoscrizione (es. ricevuta di consegna DPI), questa avviene mediante caricamento di documento firmato in formato PDF;

4. l’integrazione con sistemi di paghe, presenze o ERP aziendali.

2.6 Documentazione

Smart Sinergie mette a disposizione del Cliente la documentazione funzionale e operativa del Servizio (manuali, note di rilascio, FAQ) in formato elettronico, in lingua italiana, accessibile dalla Piattaforma o dal sito istituzionale.

3. ACCETTAZIONE E CONCLUSIONE DEL CONTRATTO

3.1 Accettazione online

Il Cliente accetta il presente Contratto in fase di registrazione sulla Piattaforma (app.smartefficacia.it/registrati) mediante apposizione di due spunte distinte e separate:

1. Spunta di accettazione generale, con cui il Cliente dichiara di aver letto e di accettare integralmente le presenti Condizioni di Servizio, il Listino vigente e il DPA, e di aver preso visione dell’Informativa Privacy della Piattaforma (resa ai sensi dell’art. 13 GDPR e non costituente accettazione contrattuale);

2. Spunta di approvazione specifica delle clausole onerose ai sensi degli artt. 1341, comma 2, e 1342 c.c., con cui il Cliente approva specificamente le clausole elencate e numerate nella sezione “Approvazione specifica delle clausole onerose” in calce al presente Contratto.

Senza l’apposizione di entrambe le spunte la registrazione non può essere completata.

3.2 Approvazione specifica delle clausole onerose

L’elenco delle clausole specificamente approvate ai sensi dell’art. 3.1, lett. b) è riportato per esteso nella sezione finale del presente Contratto ed è richiamato in modo identico nel testo associato alla seconda spunta del form di registrazione.

3.3 Conclusione del Contratto

Il Contratto si intende concluso al momento della conferma del pagamento del primo canone secondo le modalità di cui all’art. 6 o, per l’attivazione su invito con un periodo di utilizzo gratuito (art. 4.2), al momento dell’attivazione. La conferma di attivazione è inviata al Cliente via email. Il testo in vigore del Contratto e dei documenti collegati è sempre consultabile nella Piattaforma, nel Profilo, sezione Documenti.

3.4 Registrazione probatoria dell’accettazione

L’accettazione di cui all’art. 3.1 è registrata elettronicamente da Smart Sinergie, con indicazione di: data e ora dell’accettazione, versione del presente Contratto, del DPA e del Listino accettati, indirizzo IP e identificativo del browser (user-agent) del dispositivo da cui è avvenuta la registrazione, e distinta evidenza dell’apposizione di entrambe le spunte. Tale registrazione costituisce prova della conclusione del Contratto e dell’approvazione delle clausole onerose.

3.5 Sottoscrizione offline

Per i clienti che concludono il Contratto in modalità negoziata (offline), in luogo dell’accettazione online di cui all’art. 3.1, le Parti possono utilizzare il Modulo di sottoscrizione offline di cui all’Allegato A, ferma restando l’identità del testo contrattuale e dell’elenco delle clausole onerose.

4. REGISTRAZIONE, ACCOUNT E SICUREZZA

4.1 Soggetti ammessi

L’accesso al Servizio è riservato a soggetti che operano nell’esercizio di attività imprenditoriale, professionale o equiparata e in possesso di partita IVA (B2B). Non è ammessa la sottoscrizione da parte di consumatori ai sensi del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo).

4.2 Creazione dell’Account

Il Cliente accede al Servizio mediante creazione di un Account, fornendo i propri dati identificativi (ragione sociale, P.IVA, indirizzo, recapito del referente). Il Cliente garantisce la veridicità, l’accuratezza e l’attualità dei dati forniti e si impegna a comunicare tempestivamente eventuali variazioni.

Se l’azienda è stata inserita nella Piattaforma da un Partner di cui si avvale, all’attivazione trova i dati già inseriti dal Partner, ne diventa titolare e conferma la nomina del Partner. Se l’attivazione avviene su invito del Partner con un periodo di utilizzo gratuito, al termine del periodo indicato nell’invito, in assenza della sottoscrizione di un Piano, l’account è chiuso e i dati tornano in gestione al Partner.

4.3 Credenziali e sicurezza

Le credenziali di accesso degli Utenti sono personali, riservate e non cedibili. Il Cliente è responsabile della custodia delle credenziali e di qualsiasi utilizzo, anche non autorizzato, effettuato attraverso le credenziali dei propri Utenti. Eventuali abusi, smarrimenti o sospetti accessi non autorizzati devono essere comunicati senza ritardo a Smart Sinergie.

5. PIANI, PREZZI E LISTINO

5.1 Listino

I prezzi del Servizio, i Piani disponibili, le funzionalità incluse, i limiti operativi, gli sconti e gli eventuali servizi accessori sono definiti nel Listino vigente al momento della sottoscrizione, comunicato al Cliente in fase di registrazione, prima del perfezionamento dell’acquisto. Il Listino costituisce parte integrante del Contratto.

5.2 Cadenza di sottoscrizione

Il Cliente può sottoscrivere il Servizio con cadenza:

• Mensile: canone fatturato e pagato anticipatamente ogni mese;
• Annuale: canone fatturato e pagato anticipatamente all’inizio del periodo annuale, con applicazione dello sconto del 10% rispetto al corrispondente canone mensile su base annua, secondo il Listino.

5.3 Add-on e servizi accessori

Eventuali moduli aggiuntivi (es. add-on Manutenzioni) sono attivabili dal Cliente in qualsiasi momento, con applicazione del relativo canone a partire dal primo periodo di fatturazione successivo all’attivazione, secondo il Listino vigente.

5.4 Revisione dei prezzi

Smart Sinergie può aggiornare i canoni con effetto dal rinnovo successivo alla comunicazione, inviata via email al referente del Cliente almeno 30 (trenta) giorni prima del rinnovo. Il canone di un periodo già pagato non è modificato fino alla sua scadenza. Il Cliente che non accetta il nuovo canone può evitarne l’applicazione recedendo ai sensi dell’art. 8.2 prima del rinnovo, senza ulteriori addebiti.

5.5 Variazione del Piano

Il Cliente può richiedere in qualsiasi momento l’upgrade a un Piano superiore: la variazione è immediata e il canone differenziale è applicato pro-rata fino al successivo periodo di fatturazione.

Il downgrade a un Piano inferiore è ammesso al termine del periodo di fatturazione in corso, previa verifica della compatibilità con i limiti del Piano inferiore (in particolare il numero di Lavoratori gestiti).

5.6 Superamento dei limiti e migrazione automatica

Qualora il numero di Lavoratori attivi superi il limite del Piano sottoscritto, Smart Sinergie notifica il superamento al Cliente con preavviso di 30 (trenta) giorni, senza interruzione del Servizio durante tale periodo. Decorso il termine senza che il Cliente abbia ricondotto l’utilizzo nei limiti del Piano, il Piano migra automaticamente al Piano superiore compatibile con il volume di utilizzo, con applicazione del relativo canone dal periodo di fatturazione successivo e mantenimento degli sconti eventualmente in essere.

5.7 Capacità lavoratori oltre il Piano Enterprise (fascia Enterprise+)

Per i volumi di Lavoratori che eccedono il limite massimo del Piano Enterprise, la copertura della capacità aggiuntiva avviene mediante blocchi di capacità incrementale secondo il Listino vigente, comunicati al Cliente in fase di sottoscrizione. Oltre la soglia massima prevista dal Listino, le condizioni economiche sono definite tramite preventivo dedicato. Le presenti condizioni si applicano nei limiti delle funzionalità rese operative dalla Piattaforma.

6. PAGAMENTO E FATTURAZIONE

6.1 Modalità di pagamento

Il pagamento è anticipato e avviene tramite la piattaforma di pagamento Stripe, con le modalità proposte al Cliente all’attivazione o indicate nella richiesta di pagamento:

• carta di credito o di debito (circuiti Visa, Mastercard, American Express);
• SEPA Direct Debit (addebito diretto su conto corrente SEPA);
• bonifico bancario.

Il primo canone è dovuto all’attivazione del Servizio.

6.2 Fatturazione elettronica

Smart Sinergie emette fattura elettronica in corrispondenza del pagamento, secondo la normativa italiana vigente in materia di fatturazione elettronica B2B (Sistema di Interscambio — SdI). La fattura è recapitata all’indirizzo PEC o al codice destinatario SdI indicato dal Cliente in fase di sottoscrizione.

6.3 Rinnovo automatico

Il Contratto si rinnova automaticamente alla scadenza di ciascun periodo di fatturazione (mensile o annuale), con pagamento del canone secondo il Piano vigente, salvo recesso del Cliente ai sensi dell’art. 8.2.

6.4 Mancato pagamento

In caso di mancato pagamento del canone alla scadenza, per qualsiasi causa (es. carta scaduta, fondi insufficienti, revoca del mandato SEPA, bonifico non ricevuto), si applicano le seguenti procedure:

1. Notifica e riaddebito: Smart Sinergie invia al Cliente comunicazione via email con invito alla regolarizzazione e, per le modalità che lo prevedono, ritenta automaticamente l’addebito secondo i meccanismi standard di Stripe;

2. Sospensione: decorsi 7 (sette) giorni dal mancato pagamento senza regolarizzazione, Smart Sinergie può sospendere l’accesso del Cliente al Servizio, previa comunicazione via email con preavviso minimo di 48 ore;

3. Risoluzione: decorsi 30 (trenta) giorni dal mancato pagamento senza regolarizzazione, il Contratto si risolve di diritto ai sensi dell’art. 1456 c.c., con effetto dalla relativa comunicazione. Restano dovuti gli importi maturati fino alla data di risoluzione.

6.5 Diritti del Cliente in caso di sospensione o risoluzione

Anche in caso di sospensione o risoluzione per mancato pagamento, Smart Sinergie garantisce al Cliente:

1. il diritto di accedere temporaneamente al Servizio per esportare i propri dati, su richiesta, anche se l’accesso ordinario è sospeso;

2. l’esportazione dei dati secondo le modalità di cui all’art. 13;

3. la conservazione dei dati nei termini di cui all’art. 13, ai fini dell’esportazione e dell’eventuale riattivazione previa regolarizzazione.

📌 Smart Sinergie non utilizza il mancato pagamento come strumento per impedire al Cliente l’esercizio dei propri diritti di portabilità dei dati ai sensi del GDPR.

7. GARANZIA “SODDISFATTI O RIMBORSATI” — 14 GIORNI

7.1 Ambito

Per i soli Piani Essenziale e Professionale, il Cliente che non sia soddisfatto del Servizio può richiederne il rimborso entro 14 (quattordici) giorni dall’attivazione (data del primo pagamento). La garanzia non si applica ai Piani Business ed Enterprise né agli add-on e servizi accessori.

7.2 Modalità

La richiesta è inoltrata per iscritto via email entro il termine di cui all’art. 7.1. A seguito dell’accettazione della richiesta, Smart Sinergie:

1. rimborsa l’intero canone del Piano base versato (con esclusione di add-on e servizi accessori eventualmente già fruiti) e provvede all’emissione della relativa nota di credito ai fini della fatturazione elettronica;

2. cessa la sottoscrizione; l’accesso al Servizio termina, fermo restando il diritto del Cliente all’esportazione dei dati ai sensi dell’art. 13;

3. accredita le somme con le tempistiche del circuito di pagamento utilizzato (di norma entro 5–10 giorni lavorativi per carta; tempi superiori possono applicarsi per SEPA).

Decorso il termine di 14 giorni, la garanzia decade e si applica la disciplina ordinaria del recesso di cui all’art. 8.

8. DURATA, RECESSO E RISOLUZIONE

8.1 Decorrenza

Il Contratto decorre dalla data di conclusione (art. 3.3) e ha durata corrispondente al periodo di fatturazione sottoscritto (mensile o annuale), con rinnovo automatico ai sensi dell’art. 6.3.

8.2 Recesso del Cliente

Il Cliente può recedere dal Contratto in qualsiasi momento, senza necessità di motivazione e senza preavviso, mediante le apposite funzioni della Piattaforma o comunicazione via email all’indirizzo di assistenza.

Il recesso produce i seguenti effetti:

1. ha effetto al termine del periodo di fatturazione in corso (mese o annualità) al momento della comunicazione; fino a tale data il Servizio resta attivo e non si applicano ulteriori addebiti per i periodi successivi;

2. il canone del periodo in corso resta dovuto e non è rimborsato neppure pro-rata, salvo quanto previsto dalla garanzia di cui all’art. 7 e dai casi di recesso per causa imputabile a Smart Sinergie di cui all’art. 11.3.

8.3 Recesso di Smart Sinergie

Smart Sinergie può recedere dal Contratto con preavviso di 30 (trenta) giorni comunicato via email, per esigenze organizzative, strategiche o tecnologiche (es. cessazione del Servizio). In tal caso Smart Sinergie:

1. garantisce il pieno funzionamento del Servizio fino alla data di effetto del recesso;

2. restituisce al Cliente, pro-rata, eventuali canoni versati per periodi successivi a tale data;

3. mette a disposizione l’esportazione dei dati secondo le modalità di cui all’art. 13.

8.4 Risoluzione per inadempimento

Ciascuna Parte può chiedere la risoluzione del Contratto per inadempimento grave dell’altra Parte ai sensi dell’art. 1453 c.c., previa diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c. con termine di 15 (quindici) giorni, decorsi inutilmente i quali il Contratto si intende risolto.

In aggiunta, ai sensi dell’art. 1456 c.c. (clausola risolutiva espressa), il Contratto si risolve di diritto — con effetto dalla comunicazione della Parte interessata di volersi avvalere della presente clausola — al verificarsi di una delle seguenti specifiche ipotesi: per Smart Sinergie, il mancato pagamento del Cliente nei termini di cui all’art. 6.4, l’utilizzo illecito del Servizio di cui all’art. 9, le comunicazioni false o gravemente fuorvianti rese in fase di sottoscrizione; per il Cliente, l’inadempimento grave di Smart Sinergie agli obblighi di protezione dei dati di cui al DPA. Resta ferma, per ogni altro inadempimento grave non espressamente elencato (ivi compreso l’inadempimento agli obblighi di erogazione del Servizio di cui all’art. 11), la disciplina della risoluzione ordinaria con diffida di cui al comma precedente.

9. OBBLIGHI DEL CLIENTE

9.1 Uso lecito del Servizio

Il Cliente si impegna a utilizzare il Servizio: a) per le sole finalità previste dal Contratto, ossia la gestione degli obblighi di salute e sicurezza sul lavoro propri o di soggetti per i quali abbia titolo a operare; b) in conformità a tutte le leggi applicabili (lavoro, protezione dei dati, sicurezza informatica, proprietà intellettuale); c) senza violare diritti di terzi, ordine pubblico, buon costume o le presenti condizioni.

9.2 Divieti specifici

Il Cliente non potrà, direttamente o indirettamente:

1. effettuare reverse engineering, decompilazione, disassemblaggio o tentativi di accedere al codice sorgente della Piattaforma;

2. effettuare copia, riproduzione, modifica o distribuzione della Piattaforma o di sue parti;

3. utilizzare la Piattaforma per fornire servizi a terzi non collegati alle finalità del Contratto (es. rivendita o white-label senza specifico accordo);

4. sovraccaricare intenzionalmente il Servizio (richieste massive automatizzate, scraping, attacchi denial-of-service o comportamenti analoghi) pregiudicando la disponibilità per altri clienti;

5. tentare di aggirare i limiti del Piano, le misure di sicurezza o le regole di accesso multi-tenant della Piattaforma;

6. caricare contenuti illeciti, diffamatori, lesivi di diritti di terzi o non pertinenti alle finalità del Servizio.

9.3 Configurazione corretta del Servizio

Il Cliente si impegna a configurare correttamente la Piattaforma, in particolare per quanto riguarda: a) profili degli Utenti (moduli, livelli e, se previsti, sedi e aree), nel rispetto del principio di minimizzazione (art. 5.1.c GDPR); b) nomine di sicurezza (RSPP, RLS, Addetti PS/AI, Medico Competente, ecc.) effettivamente in essere; c) dati dei Lavoratori veritieri, accurati e aggiornati.

9.4 Dati relativi alla sorveglianza sanitaria

Nel Modulo F il Cliente può registrare, per ciascuna visita, i dati del giudizio di idoneità alla mansione rilasciato dal Medico Competente (esito, eventuali prescrizioni e limitazioni con il relativo periodo, documento del giudizio), alle condizioni del DPA (§ 3.4). Il Cliente si impegna a non caricare nella Piattaforma altri dati sanitari, in particolare diagnosi, esami, cartella sanitaria e di rischio o verbali di visita, e a non inserire dati di natura sanitaria nei campi a testo libero. Il Cliente stabilisce quali Utenti e quali Partner accedono ai dati del giudizio e ne risponde. Le conseguenze di eventuali violazioni di questi obblighi sono a esclusivo carico del Cliente, fatti salvi i diritti di Smart Sinergie di cui all’art. 8.4.

9.5 Backup interno al Cliente

Smart Sinergie adotta le misure di custodia e protezione dei dati previste dal DPA e dall’art. 32 GDPR. In via aggiuntiva e non sostitutiva di tali obblighi, il Cliente riconosce che è propria responsabilità effettuare periodicamente, mediante le apposite funzioni di esportazione della Piattaforma, copie autonome dei propri dati a titolo di backup indipendente, al fine di disporre di una copia a prescindere dalle misure infrastrutturali del Fornitore.

9.6 Partner abilitati dal Cliente

Il Cliente può abilitare uno o più Partner ad accedere ai propri dati tramite Concessioni, che può modificare o revocare in qualsiasi momento. Il Partner opera quale Responsabile del trattamento nominato direttamente dal Cliente, con atto distinto dal presente Contratto e dal DPA. Il Cliente resta responsabile della scelta del Partner, delle Concessioni disposte e della nomina; i dati inseriti o modificati dal Partner restano del Cliente e ogni operazione del Partner è tracciata nel registro delle operazioni. Smart Sinergie non risponde dell’operato del Partner, fermo quanto previsto dal DPA (§ 7.6) per le configurazioni tecniche di propria competenza.

10. OBBLIGHI DI SMART SINERGIE

10.1 Erogazione del Servizio

Smart Sinergie si impegna a: a) erogare il Servizio secondo le caratteristiche descritte nel Listino e nella documentazione, con la diligenza professionale propria del settore SaaS B2B; b) mantenere aggiornata la Piattaforma con le evoluzioni tecnologiche e, per quanto ragionevolmente possibile, con gli aggiornamenti utili a supportare il Cliente negli adempimenti in materia di salute e sicurezza ex D.Lgs. 81/2008, fermo restando che la verifica della conformità della propria organizzazione alla normativa vigente e ai successivi aggiornamenti resta in capo al Cliente ai sensi dell’art. 12.5; c) fornire assistenza attraverso i canali pubblicati (email e telefono), nelle modalità e tempistiche del Piano sottoscritto; d) comunicare tempestivamente eventuali interruzioni programmate o disservizi rilevanti.

10.2 Manutenzione programmata

Smart Sinergie può effettuare interventi di manutenzione programmata che richiedano l’interruzione temporanea del Servizio. Tali interventi: a) sono programmati, quando possibile, in orari di minore utilizzo; b) sono preannunciati quando possibile; c) non sono considerati ai fini del calcolo dei disservizi di cui all’art. 11.

10.3 Aggiornamenti e nuove funzionalità

Smart Sinergie può rilasciare in qualsiasi momento aggiornamenti della Piattaforma. Gli aggiornamenti migliorativi e correttivi sono inclusi nel canone. Le nuove funzionalità maggiori possono essere offerte come parte del Piano vigente o come add-on a pagamento, secondo il Listino tempo per tempo vigente.

11. LIVELLO DI SERVIZIO E DISSERVIZI

11.1 Best effort

Smart Sinergie si impegna a garantire la disponibilità del Servizio secondo standard di diligenza professionale (best effort), senza obblighi di uptime quantitativo garantito. Non è prevista alcuna misurazione formale di SLA né indennizzi automatici per micro-disservizi.

11.2 Disservizi gravi — definizione

Si considera “disservizio grave” l’interruzione continuativa del Servizio superiore a 24 (ventiquattro) ore consecutive verificatasi in giorni lavorativi italiani (lunedì–venerdì non festivi, ore 9:00–18:00). Non costituiscono disservizio grave: a) le interruzioni per manutenzione programmata (art. 10.2); b) le interruzioni per forza maggiore (art. 17); c) le interruzioni dovute a fattori esterni alla sfera di controllo di Smart Sinergie (in particolare malfunzionamenti dei fornitori cloud sottostanti, problemi di connettività del Cliente, attacchi informatici di terzi); d) le interruzioni dovute a comportamenti del Cliente o di terzi da esso autorizzati.

11.3 Recesso per disservizi gravi ripetuti

In presenza di disservizi gravi ripetuti (almeno 2 nel medesimo trimestre solare) imputabili a Smart Sinergie, il Cliente ha diritto di recedere anticipatamente, senza penali e con rimborso pro-rata degli importi versati per il periodo non fruito, mediante comunicazione scritta entro 30 giorni dal secondo disservizio.

12. LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ

12.1 Massimale di responsabilità

Fatti salvi i limiti inderogabili di legge, la responsabilità complessiva di Smart Sinergie nei confronti del Cliente, per qualsiasi causa o titolo (contrattuale, extracontrattuale, garanzia, indennità) derivante o connessa al presente Contratto, è in ogni caso limitata all’importo equivalente a 6 (sei) mesi del canone sottoscritto, calcolato sulla media dei 12 mesi precedenti l’evento di danno o, se il Contratto ha durata inferiore, sulla media effettiva.

12.2 Esclusione di danni indiretti

Smart Sinergie non risponde, salvo i casi di dolo o colpa grave, di: a) danni indiretti (perdita di profitto, di opportunità commerciali, di immagine); b) danni conseguenti (inclusa la perdita di dati imputabile alla mancata adozione, da parte del Cliente, dei backup indipendenti di cui è propria responsabilità ai sensi dell’art. 9.5), fermi restando gli obblighi di sicurezza e di backup propri di Smart Sinergie ai sensi del DPA e dell’art. 32 GDPR; c) sanzioni amministrative o penali comminate al Cliente da autorità di vigilanza, salvo che siano direttamente e univocamente imputabili a un grave difetto del Servizio.

12.3 Esclusione di limitazioni inderogabili

Le limitazioni di cui ai precedenti commi non si applicano ai casi di: a) dolo o colpa grave di Smart Sinergie (art. 1229 c.c.); b) danni alla persona inderogabilmente tutelati dalla legge; c) violazioni dolose o gravemente colpose degli obblighi di protezione dei dati personali ai sensi del GDPR.

12.4 Responsabilità del Cliente

Il Cliente è responsabile dell’uso che fa del Servizio e in particolare: a) della veridicità e accuratezza dei dati caricati; b) della correttezza delle configurazioni (profili degli Utenti, con moduli, livelli e, se previsti, sedi e aree; nomine; fabbisogni); c) dell’adempimento degli obblighi normativi di sua spettanza (D.Lgs. 81/2008, GDPR, normativa lavoristica); d) dei comportamenti dei propri Utenti, anche se eccedenti le autorizzazioni concesse, e della scelta e delle Concessioni dei Partner da esso abilitati (art. 9.6).

12.5 Natura strumentale della Piattaforma

Il Cliente prende atto e accetta espressamente che:

1. la Piattaforma è uno strumento informatico di gestione e organizzazione documentale della compliance in materia di sicurezza sul lavoro. Non sostituisce in alcun modo le figure professionali previste dal D.Lgs. 81/2008 (Datore di Lavoro, RSPP, RLS, Medico Competente, Addetti al Primo Soccorso e Antincendio, Preposti, Dirigenti), né le relative valutazioni, decisioni e responsabilità;

2. la Piattaforma non eroga consulenza in materia di salute e sicurezza, né medica, né giuslavoristica, né legale. Gli alert, i suggerimenti e i ricalcoli automatici sono strumenti operativi di supporto e non sostituiscono il giudizio professionale qualificato delle figure competenti;

3. la responsabilità giuridica per l’adempimento degli obblighi normativi in materia di salute e sicurezza rimane integralmente in capo al Datore di Lavoro del Cliente e agli altri soggetti destinatari degli obblighi ex D.Lgs. 81/2008. Eventuali sanzioni comminate al Cliente dalle autorità di vigilanza non sono imputabili a Smart Sinergie, salvo i casi di dolo o colpa grave di cui all’art. 12.3, lett. a);

4. la Piattaforma fornisce indicazioni di compliance basate sulla normativa vigente al momento dello sviluppo. È onere del Cliente verificare la conformità della propria organizzazione ad aggiornamenti normativi successivi, eventualmente con l’ausilio dei propri consulenti.

13. RESTITUZIONE DEI DATI A FINE CONTRATTO

13.1 Esportazione dei dati

Alla cessazione del Contratto, per qualsiasi causa, il Cliente può chiedere per iscritto, entro 30 (trenta) giorni dalla cessazione, l’esportazione dei dati trattati attraverso la Piattaforma. Smart Sinergie la mette a disposizione entro 15 (quindici) giorni dalla richiesta, in formato strutturato e di uso comune: CSV per i dati tabellari (lavoratori, nomine, formazione, DPI, manutenzioni, scadenze visite mediche, registro delle operazioni) e formato originale per gli allegati documentali (PDF, immagini) caricati dal Cliente. La consegna avviene con modalità sicure comunicate via email al referente del Cliente.

13.2 Estensione del termine

Su richiesta scritta del Cliente, il termine per chiedere l’esportazione di cui all’art. 13.1 è esteso di ulteriori 30 (trenta) giorni, senza costi aggiuntivi.

13.3 Cancellazione dei dati

Smart Sinergie cancella tutti i dati del Cliente dai propri sistemi, compresi il registro delle operazioni (audit log) e le copie di backup, entro 120 (centoventi) giorni dalla cessazione del Contratto, fatti salvi gli obblighi di conservazione di legge (es. dati di fatturazione conservati ai fini fiscali per il termine di legge) e i dati anonimizzati che non consentano l’identificazione del Cliente. Dalla cancellazione l’esportazione non è più disponibile.

13.4 Retention estesa per documenti di sicurezza

Il Cliente può richiedere, mediante appendice contrattuale scritta da concordare separatamente, una retention estesa fino a 10 (dieci) anni dei documenti relativi alla sicurezza sul lavoro, in conformità agli obblighi di conservazione applicabili. Le condizioni economiche sono concordate caso per caso.

14. PROPRIETÀ INTELLETTUALE

14.1 Diritti su Smart Efficacia

La Piattaforma, il software, la documentazione, il logo e il marchio “Smart Efficacia”, così come tutti i contenuti, le interfacce, le funzionalità e gli algoritmi sviluppati da Smart Sinergie, sono e restano di esclusiva proprietà di Smart Sinergie, tutelati dalle leggi sul diritto d’autore, sui marchi e sulla proprietà intellettuale. Nessuna disposizione del presente Contratto trasferisce al Cliente diritti di proprietà sulla Piattaforma o sue parti, oltre alla licenza d’uso di cui all’art. 2.1.

14.2 Diritti del Cliente sui propri dati

Il Cliente resta proprietario di tutti i dati caricati nella Piattaforma. Smart Sinergie tratta tali dati esclusivamente per le finalità del Contratto e secondo i termini del DPA. Il Cliente conserva il pieno diritto di portabilità dei propri dati ai sensi del GDPR e secondo le modalità di cui all’art. 13.

14.3 Feedback e suggerimenti

Eventuali feedback, suggerimenti, idee o richieste di funzionalità forniti dal Cliente potranno essere utilizzati liberamente da Smart Sinergie per lo sviluppo del Servizio, senza obbligo di compenso e senza generare diritti di proprietà o licenza in capo al Cliente sulle relative implementazioni.

14.4 Citazione commerciale del Cliente

Smart Sinergie potrà includere il Cliente, mediante ragione sociale e/o logo, in materiali di comunicazione commerciale, previo consenso scritto del Cliente, revocabile in qualsiasi momento con effetto entro 30 giorni dalla revoca.

15. RISERVATEZZA

15.1 Obbligo reciproco

Ciascuna Parte si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni di natura tecnica, commerciale, organizzativa o finanziaria di cui venga a conoscenza dell’altra Parte in esecuzione del Contratto, non rese pubbliche dalla Parte stessa.

15.2 Esclusioni

L’obbligo non si applica alle informazioni: a) già di pubblico dominio; b) pervenute legittimamente da terzi senza vincolo di riservatezza; c) sviluppate autonomamente senza utilizzo delle informazioni riservate; d) la cui divulgazione sia richiesta da legge, regolamento o autorità giudiziaria.

15.3 Durata

L’obbligo di riservatezza permane per tutta la durata del Contratto e per 5 (cinque) anni dalla sua cessazione, per qualsiasi causa.

16. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

16.1 DPA

Il trattamento dei dati personali dei Lavoratori del Cliente nell’ambito del Servizio è disciplinato dal DPA ai sensi dell’art. 28 GDPR, che costituisce parte integrante del presente Contratto. Il trattamento dei dati personali degli Utenti della Piattaforma è descritto nell’Informativa Privacy della Piattaforma (art. 13 GDPR).

16.2 Prevalenza del DPA

In caso di conflitto tra le previsioni del presente Contratto e quelle del DPA in materia di protezione dei dati personali, prevalgono le previsioni del DPA.

16.3 Ruoli

Ai sensi del GDPR, il Cliente è Titolare del trattamento dei dati dei propri Lavoratori; Smart Sinergie è Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR per tali dati e Titolare autonomo per i dati degli Utenti della Piattaforma, come descritto nell’Informativa Privacy.

17. FORZA MAGGIORE

17.1 Definizione

Si considerano cause di forza maggiore gli eventi imprevedibili e inevitabili, al di fuori del ragionevole controllo delle Parti (a titolo esemplificativo: calamità naturali, atti di terrorismo, scioperi generali, guerre, pandemie, atti delle pubbliche autorità, malfunzionamenti gravi e prolungati delle infrastrutture cloud sottostanti, interruzioni della connettività Internet a livello nazionale o regionale).

17.2 Effetti

Nessuna delle Parti è responsabile dell’inadempimento o del ritardo causato da forza maggiore, per la durata dell’evento e per il periodo ragionevolmente necessario al ripristino della normale operatività.

17.3 Recesso per forza maggiore prolungata

Se la causa di forza maggiore persiste per oltre 60 (sessanta) giorni consecutivi, ciascuna Parte può recedere mediante comunicazione scritta, senza penali e con rimborso pro-rata degli importi versati per il periodo non fruito.

18. MODIFICHE UNILATERALI

18.1 Diritto di modifica

Smart Sinergie si riserva il diritto di modificare unilateralmente i presenti T&C, il Listino e i livelli di servizio, in particolare per: a) adeguamenti a evoluzioni normative; b) adeguamenti tecnologici della Piattaforma; c) variazioni delle politiche commerciali (revisione di Piani, prezzi, add-on); d) cause di forza maggiore o eventi straordinari; e) variazioni dei costi di erogazione del Servizio, compresi quelli dei fornitori.

18.2 Procedura

Le modifiche sono pubblicate nella Piattaforma e portate a conoscenza del Cliente mediante un avviso visualizzato al primo accesso successivo alla pubblicazione; la Piattaforma registra la presa visione. Le modifiche sono efficaci dalla pubblicazione, fermo quanto previsto dall’art. 5.4 per la revisione dei canoni, che è comunicata via email con il preavviso ivi indicato e ha effetto dal rinnovo successivo. Le modifiche del DPA seguono la procedura prevista dal DPA stesso (§ 15.2).

18.3 Diritto di recesso del Cliente

Se una modifica riduce in modo significativo le funzionalità incluse nel Piano, il Cliente può recedere entro 30 (trenta) giorni dalla pubblicazione, con effetto immediato; per gli abbonamenti annuali è rimborsata la quota di canone relativa al periodo non fruito. Per i canoni si applica l’art. 5.4.

18.4 Modifiche non sostanziali

Non danno diritto al recesso di cui all’art. 18.3 le modifiche migliorative per il Cliente, gli aggiornamenti tecnologici e le variazioni minori.

19. CESSIONE DEL CONTRATTO

19.1 Cessione da parte di Smart Sinergie

Smart Sinergie può cedere il Contratto a terzi nell’ambito di operazioni straordinarie (fusioni, scissioni, conferimenti o cessioni di azienda o di ramo), comunicando preventivamente al Cliente l’identità del cessionario. In caso di cessione, il Cliente ha diritto di recedere senza penali entro 30 giorni dalla comunicazione, con rimborso pro-rata.

19.2 Cessione da parte del Cliente

Il Cliente non può cedere il Contratto a terzi senza il preventivo consenso scritto di Smart Sinergie, salvo nei casi di cessione contestuale di azienda o ramo d’azienda di cui il Servizio è strumentale, da comunicare a Smart Sinergie con preavviso ragionevole.

20. COMUNICAZIONI

20.1 Forma e canale

Le comunicazioni tra le Parti relative al Contratto sono validamente effettuate via email, all’indirizzo del referente indicato dal Cliente in fase di registrazione e all’indirizzo di assistenza di Smart Sinergie. È onere del Cliente mantenere aggiornato il proprio indirizzo email.

20.2 Posta elettronica certificata (PEC)

Ove il Cliente disponga di una PEC e l’abbia comunicata, le comunicazioni rilevanti (in particolare risoluzione e contestazioni) possono essere effettuate a mezzo PEC. La mancata disponibilità di una PEC del Cliente non pregiudica la validità delle comunicazioni effettuate via email ai sensi dell’art. 20.1.

20.3 Indirizzi

Smart Sinergie — Email assistenza: assistenza@smartsinergie.it; PEC: smart.sinergie@pec.it. Cliente — Email referente e PEC (ove disponibile): come indicati in fase di registrazione.

21. DISPOSIZIONI FINALI

21.1 Integrità del Contratto

Il presente Contratto, unitamente al DPA e al Listino vigente al momento della sottoscrizione, costituisce l’integrale accordo tra le Parti relativamente al Servizio Smart Efficacia, e sostituisce ogni precedente accordo o intesa in materia.

21.2 Tolleranza

L’eventuale tolleranza di Smart Sinergie rispetto a violazioni del Contratto non costituisce rinuncia ai diritti contrattuali né accettazione tacita di modifiche.

21.3 Nullità parziale

L’eventuale nullità o inefficacia di una clausola non comporta la nullità dell’intero Contratto. Le Parti si impegnano a sostituire la clausola invalida con altra che persegua il medesimo intento, nei limiti di legge.

21.4 Legge applicabile

Il presente Contratto è regolato dalla legge italiana.

21.5 Foro competente

Per ogni controversia relativa all’interpretazione, validità, esecuzione e risoluzione del presente Contratto è competente in via esclusiva il Foro di Busto Arsizio, salva la competenza inderogabile prevista dalla legge.

ALLEGATO A — MODULO DI SOTTOSCRIZIONE OFFLINE

Da utilizzare in alternativa all’accettazione online (art. 3.5) per i clienti che concludono il Contratto in modalità negoziata. Il testo contrattuale e l’elenco delle clausole onerose restano identici.

TRA

Smart Sinergie S.r.l., con sede legale in Busto Arsizio (VA), Via General Espinasse 14/TER, P.IVA e C.F. 04078460120, in persona del legale rappresentante Francesco Iadonisi (“Smart Sinergie”).

E

____________________________________ (ragione sociale), con sede legale in ____________________, P.IVA ____________________, in persona del legale rappresentante ____________________ (“Cliente”).

Le Parti dichiarano di aver letto e di accettare integralmente le presenti Condizioni di Servizio, il Listino vigente e il DPA, e di aver preso visione dell’Informativa Privacy della Piattaforma (resa ai sensi dell’art. 13 GDPR e non costituente accettazione contrattuale).

Luogo e data: ____________________, ____ / ____ / ________

APPROVAZIONE SPECIFICA DELLE CLAUSOLE ONEROSE (artt. 1341, comma 2, e 1342 c.c.)

Il Cliente, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341, comma 2, e 1342 del Codice Civile, dichiara di aver letto, compreso e di approvare specificamente le seguenti clausole del presente Contratto:

1. Artt. 6.3, 6.4 e 8.3 — Rinnovo automatico; sospensione e risoluzione per mancato pagamento; recesso di Smart Sinergie

2. Artt. 10.2, 11, 12.1, 12.2 e 12.5 — Manutenzione e livello di servizio «best effort»; limiti e massimale della responsabilità; natura strumentale della Piattaforma

3. Artt. 13.1, 13.3, 18.1, 19 e 21.5 — Termini per l’esportazione e la cancellazione dei dati; modifiche unilaterali, compresi i prezzi; cessione del Contratto; foro competente esclusivo

In modalità online (art. 3.1, lett. b), l’approvazione delle clausole sopra elencate avviene mediante apposizione della seconda spunta, distinta dalla spunta di accettazione generale. In modalità offline (Allegato A), il Cliente sottoscrive specificamente la presente sezione.

Luogo e data: ____________________, ____ / ____ / ________

Il Cliente _______________________ (legale rappresentante)

Smart Sinergie S.r.l. — Condizioni di Servizio Smart Efficacia v1.3 (self-serve) — versione del 9 novembre 2026.